مدیریت دانش

مدیریت دانش

وظایف دفتر مدیریت دانش:

• گسترش و ترویج فرهنگ مشارکت جهت شناسایی و ترسیم جریان تجربه و دانش در شرکت و به اشتراک گذاری آن به منظور تحقق اهداف کلان در شرکت.
• فراهم کردن امکانات لازم برای جمع آوری و به اشتراک گذاری دانش سازمانی مستقیماً توسط اعضای کمیته و یا از طریق اجاع به مراجع ذیربط
• در صورت نیاز تشکیل کمیته های تخصصی (گروه های کارشناسی) برای ارزیابی تجربیات ارسالی به دفتر مدیریت دانش به جهت ثبت و انتشار آنها
• غنی سازی دانش شرکت و انجام اقدامات لازم جهت دسترسی افراد به دانش
• بررسی و تجربه و تحلیل اولیه دانش و تجربیات گردآوری شده جهت قراردادن در بانک دانش و یا ارسال به جهت ارزیابی به کمیته های تخصصی
• تعیین نقاط قوت و ضعف، استانداردها، پروژه های بهبود، نیاز های دانش شرکت (با استفاده از مصاحبه با خبرگان و مدیران) و اولویت های تحقیقاتی مورد نیاز به استفاده از دانش جمع آوری شد.
•  پیشنهاد برگزاری کلاس های آموزشی در صورت شناخته شدن نقاط ضعف سازمان توسط دانش گردآوری شده
•  برگزاری سمینارها و کارگاه های آموزشی به منظور هدایت و یستر سازی نظام مدیریت دانش در شرکت.
•  برگزاری مسابقه و اهدا جوایز به ارائه دهندگان بهترین تجربیات.

ویژگی های یک تجربه خوب تدوین شده :

برای تجربه ای که به خوبی تدوین شده باشد و بتواند برای مخاطب جذابیت و بازآموزی لازم را داشته باشد، ویژگی های زیادی را می توان بیان نمود. در زیر فهرست وار به ذکر برخی از این ویژگی ها می پردازیم:

1- مشخص بودن هدف : یک تجربه مستند شده خوب باید از ابتدا هدف را بصورت روشن بیان دارد.

2- مجذوب کردن خواننده از ابتدا و بالا بودن فرصت های یادگیری از آن، حرفی تازه برای گفتن داشتن، داشته خیلی خیلی قدیمی نباشد

3- یک تجربه خوب شبیه پیچ گوشتی است، کاربرد اصلی مشخص است ولی کاربردهای وسیع تری هم دارد مانند باز کردن درب قوطی یا استفاده به عنوان چکش"

4- تئوری پیشنهاد نمی کند ولی موضوعات پیجیده و بحث برانگیز را مطرح می کند.

5- ارتباط بین تئوری ها و موضوعات تجربه در بخش تحلیل ارائه می شود نه در متن تجربه.

6- معمولاً در زمان گذشته و به صورت وم شخص نوشته می شود.

7- شامل هنجارها، دیدگاه ها و قضاوت های شخصی افراد درگیر در تجربه است.

فرآیندهای فرعی مدیریت دانش:

- شناسایی دانش و تجربه.

- کسب و استخراج دانش و ارزیابی آن.

- نگهداری دانش

- انتقال اشتراک و توزیع دانش.

- تامین دانش مورد نیاز توسط دفتر مدیریت دانش

فرآیندهای اصلی مدیریت دانش:

- تعیین اهداف استراتژیک دانش :

هدف های مدیریت دانش باید از هدف های اصلی شرکت نشات گرفته و در دو سطح استراتژکی و عملیاتی مشخص می شوند . در سطح استراتژیک که تبدیل و نگهداری شرکت بر مبنای مدیریت دانش و همچنین ایجاد فرهنگ و سیاست های لازم در این زمینه پرداخته می شود. در سطح عملیاتی، نیز با توجه به هدف ها باید نحوه شناسایی، استفاده، توزیع کاربرد و نگهداری دانش مشخص و برنامه های لازم برای دستیابی به آنها در زمان معین طراحی شود. تهیه و تدوین اهداف استراتژیک در شرکت بر عهده دفتر مدیریت دانش فنی می باشد.

- شناسایی و تحصیل دانش مورد نیاز :

برای کسب و کارهایی که می خواهند در گردونه رقابت باقی بمانند، کشف دانش مورد نیاز برای پشتیبانی استراتژی های رقابتی ضروروری است. این امر با مصاحبه با مدیران و خبرگان شرکت امکان پذیر است.

- شناسایی دانش :

تلاش ساختار یافته برای تعیین ابعاد دانش شرکت می باشد.

•  بدست آوری (کسب دانش):

در این مرحله باید دانش ها از بازار داخلی و خارجی نظیر دانش های مربوط به مشتری، همکاران، رقبا و امثال آنها بدست آورده شود.

•  توسعه دانش کارکنان شرکت و افزایش توانایی های انها :

در این مرحله تمرکز بر روی ایجاد مهارت جدید، محصولات جدید، نطرات بهتر و فرآیند های موثر است. داشتن یک شبکه داخل شرکت و تسهیل در ارتباط بین افراد داخل شرکت با یکدیگر یکی از موارد کلیدی این مرحله است. توسعه مدیریت دانش شامل همه تلاش های مدیریتی است برای ایجاد طرفیت هایی که هنوز در شرکت بوجود نیامده و در این امر استفاده از گروه های تخصصی (متشکل از افراد علاقمند و متخصص در یک حوزه خاص دانش جهت تعامل با یکدیگر برای تبادل نظر و حل مشکلات احتمالی در شرکت) اختصاص جا و مکان برای تشکیل گروه ها، اینترنت، بررسی و مرور فعالیت ها بعد از اتمام آنها، آموزش چندگانه افرادو غیره موثر می باشد.

گام های پیاده سازی مدیریت دانش:

گام اول: فرایند شناسایی و جمع آوري(کسب)دانش و تجربه

همیشه لازم است تا دانش آشکار و پنهان افراد به درستی طبقه بندي و قابل دسترس باشد. دسته¬بندي دانش جمع آوري شده دریک ساختار مناسب باعث می گردد که به سرعت و سهولت در دسترس افرادي که می خواهند از آن استفاده نمایند قرار گیرد. این موارد را می توان از طرق مختلف منجمله بررسی در شرکت گردآوري و یا افراد را ترغیب در تکمیل آنها کرد.

نيازهاي دانشي سازمان با مطالعه فرآيندهاي اصلي و فرعي و تعيين نقاط ضعف و گلوگاه هاي فرايند بدست مي آيد؛ كه بايد براي برطرف كردن آنها، بر روي آنها متمركز شد و از دانش آشكار و پنهان افراد در خصوص آنها استفاده كرد. اين كار مي تواند توسط معاونت ها و/ یا مدیران درگير در هر فرآيند با توجه به اينكه چه نقشي در فرآيند دارند و در كجاي فرآيند نقش دارند، از طريق فراخوان انجام گردد.

گام دوم: فرایند ارزیابی و نگهداري دانش و تجربه:

پس از اينكه دانش توسط كاربر در فرم ثبت دانش، ورود اطلاعات شد به دانشكار مربوطه ارجاع داده مي شود. دانشكار بر اساس نسبت به امتيازدهي دانش اقدام مي نمايد. محدوده امتيازدهي از 0 تا 100 نمره مي¬باشد. دانش وارد شده در فرم مربوطه مي تواند امتياز يك يا چند گروه از موارد جدول فوق را به خود اختصاص دهد. اين نمره، ارزش دانش به اشتراك گذاري شده را مشخص مي نمايد.

نگهداري دانش و تجربیات و یا مستندسازي آنها در شرکت توسط کمیته مدیریت دانش انجام می پذیرد. لیکن براي نگهداري آنها نیاز به وجود یک بانک دانشی به صورت سیستم مستندات کاغذي (فایل هاي مشخص بر اساس موضوع و حوزه هاي دانشی و تجربیات) و الکترونیکی است. طراحی این بانک نرم افزاري (با امکان ثبت موضوعی بر اساس حوزه هاي مختلف دانش و تجربه و همچنین ثبت ارائه دهندگان به عنوان صاحبان دانش و تجربه) از طریق همکاری واحد فناوري اطلاعات با کمیته مدیریت دانش با انجام می پذیرد.

گام سوم: انتشار و تسهیم دانش و تجربه

مدیریت دانش یک طرح مدیریتی یکپارچه است که برهدف هاي استراتژیک تمرکز داشته و برمحورهاي کسب و کار حرکت می کند و بدین منظور از فناوري اطلاعات یاري می گیرد. به دلیل آنکه فناوري اطلاعات به واسطه ویژگی هاي خاص خود نقش مهمی در پیاده سازي مدیریت دانش ایفا می کند، لزوم استفاده از آن براي دسته¬بندي و قراردادن دانش در دسترس ذینفعان ضروري می باشد. وجود شبکه اینترانت در شرکت بستر مناسبی جهت نگهداري و به اشتراك گذاري دانش سازمانی بوجود آورده است. استفاده از شبکه اینترانت موجب می شود تا دانش موجود به راحتی در دسترس قرار گیرد و به دلیل جمع آوري در یک مکان مشخص از جامعیت مناسب برخوردار است.

دانش و تجارب ارزشمند می بایست پس از نگهداري در بانک دانشی شرکت در دسترس افراد نیازمند به آن دانش باشد. لذا براي این منظور نماینده مدیریت با همکاري واحد فناوري اطلاعات با استفاده از ابزاري مناسب امکان انتقال و انتشار دانش و تجربیات را براساس دسترسی هاي مناسب تعریف شده و قابل جستجو و ردیابی در سریع ترین زمان ممکنو با استفاده از ابزارهاي تحت وب و شبکه فراهم می سازند.