پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت

پیاده سازی و استقرار استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت

گروه مشاورین مدیریت رایاگستر، به منظور پیاده سازی و استقرار استانداردهای سیستم مدیریت، کیفیت خدمات مشاوره خود را در حوزه های زیر ارائه می نماید:

  1. ISO 9001 (استاندارد مدیریت در کیفیت)
  2. ISO 14001 (استاندارد زیست محیطی)
  3. ISO 45001 (استاندارد ایمنی و بهداشت شغلی)
  4. IMS سیستم مدیریت یکپارچه ( ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 )
  5. ISO 13485 (استاندارد در صنایع تجهیزات پزشکی)
  6. ISO 22000 , HACCP , GMP ( استاندارد ایمنی در صنایع غذایی)
  7. 27001 ISO ( استاندارد امنیت اطلاعات)
  8. ISO/TS 29001 (استاندارد صنایع نفت ، گاز و پتروشیمی)
  9. ISO 17025 (استاندارد سیستم تایید صلاحیت آزمایشگاههای آزمون و کالیبراسیون)
  10. ISO 10015 (استاندارد سیستم مدیریت موثر فرآیند آموزش)
  11. ISO 10002 ، ISO 10004 (استاندارد سیستم سنجش رضایتمندی/مدیریت شکایات مشتریان)
  12.  ISO TS16949 (استاندارد مربوط به خودرو سازان)
  13. مشاوره در خصوص اخذ استاندارد برای فراورده های داخلی مطابق با الزامات اداره استاندارد ایران (ISIRI)
  14. مشاوره تعالی سازمان EFQM
  15. مشاوره در خصوص گواهینامه صادرات به اروپا (CE)

سیستم مدیریت کیفیت

سیستم مدیریت کیفیت

با توجه به تاثير مستقيم کيفيت بر روند موفقيت سازمان ها ، نهادها ، شرکت ها و کليه مراکز و بنگاه هاي اقتصادي تلاش صاحبان کسب وکار و مشاغل بزرگ و حتي صاحبان کسب و کارهاي نه چندان بزرگ در سال هاي اخير به منظور افزايش کيفيت کالا و خدمات خود در راستاي توسعه کسب و کار خود تمايل زيادي به استفاده از سيستم مديريت کيفيت پيدا کرده اند و همين امر زمينه ساز استقبال چشمگير و قابل توجه مخاطبان از دوره هاي آموزشي سيستم مديريت کيفيت شده است. برای درک بهتر این دوره به سراغ معرفی سیستم مدیریت کیفیت می رویم.

هنگامی که به کلمه " کیفیت " فکر می کنید، اولین چیزی که به ذهن می آید چیست؟ کلمه کیفیت بیش از یک تعریف دارد. کیفیت را می توان به عنوان یک ویژگی یا خصوصیت به مانند عبارت زیر تعریف کرد: اینکه تا چه اندازه خوب یا بد یک محصول ساخته میشود یا یک خدمت ارائه می شود. بنابراین، کیفیت نیز به عنوان تعیین اینکه تا چه حد یک چیز خوب یا بد است یا چقدر با انتظارات مشتری مطابقت دارد تعریف می شود.

به عنوان مثال می تواند کیفیت رنگ در یک ماشین مدل جدید باشد. سیستم های مدیریت کیفیت (QMS) برای اطمینان حاصل از برآورده شدن انتظارات مشتری طراحی شده است. سیستم مدیریت کیفیت رویکردی مستند و تعریف شده ای است که کلیه ی سطوح مدیریتی را در جهت نیل به هدف مشترکی کنترل می کند. سیستم مدیریت کیفیت می تواند به عنوان پیاده سازی فعالیت های اختصاص یافته در یک پروژه برای به دست آوردن پیشرفت مستمر و بهبود کارایی سازمان تعریف می شود.

تلاش اصلی این سیستم تعریف درست و روشی است که باعث ایجاد محصولات و خدمات با کیفیت می شود. هدف این است که از اشتباهات در داخل پروژه جلوگیری شود،  نه پس از اینکه یک محصول به کاربر تحویل داده شده باشد. سیستم مدیریت کیفیت (QMS) یک اصطلاح است که به سیستمی شاره دارد که مسئول تأیید تمام پروسه ها، مسئولیت ها و رویه ها برای دستیابی به اهداف و سیاست های کیفیت اشاره دارد. QMS به شرکت ها اجازه می دهد تا عملیات خود را هدایت و هماهنگ کنند تا نیازهای قانونی و مشتری را برآورده کنند. ISO استاندارد بین المللی است که تمام الزامات مورد نیاز برای اجرای یک سیستم مدیریت کیفیت را مشخص می کند. در واقع، اکثر افراد از واژه QMS به عنوان مترادف برای خانواده ISO  استفاده می کنند.

آیا مایلید شرکت شما بهره وری بیشتری داشته بشد؟

یا شکایات کمتری از سوی مشتریان داشته باشید؟

سیستم مدیریت کیفیت (QMS) راه حل مورد نظر شما است. متاسفانه، سیستم های مدیریت کیفیت بسیار پیچیده هستند و بسیاری از شرکت ها در اجرای آنها سعی می کنند تا ان را به درستی به اجرا در آورند. اگر بخواهیم به زبان ساده تر توضیح دهیم، سیستم مدیریت کیفیت مجموعه ای از فرآیندها و عملکردهای کسب و کار است که هدف آن پیشرفت مستمر کیفیت است تا انتظارات مشتری را به درستی برآورده کند.

سیستم مدیریت کیفیت

اصول سیستم مدیریت کیفیت :

یکی از تعاریف "اصل" این است که اصل یک اعتقاد ، تئوری یا قاعده ای اساسی است که تأثیر عمده ای بر نحوه ی انجام کاری دارد. "اصول سیستم مدیریت کیفیت" مجموعه ای از باورهای بنیادی، هنجارها، قواعد و ارزش های پذیرفته هستند که به عنوان مبنایی برای مدیریت کیفیت به کار می روند.

این اصول توسط متخصصین بین المللی ISO/TC 176 طراحی و به روز می شوند. این اصول به 8 اصل اساسی تقسیم می شوند. برای سازمان هایی که به دنبال بهبود عملکرد خود هستند، این اصول، برنامه مدیریت کیفیت سازمان شما را به سمت صحیح سوق می دهد. این اصول عبارتند از:

 اصل 1 (تمرکز روی مشتری):

همانطور که انتظار داشتید، تمرکز روی مشتری اولین اصل است. این شامل هر نیاز و خدمات مشتری است. این اصل تأکید می کند که یک کسب و کار باید مشتریان خود را درک کند، اینکه چه چیزی نیاز دارند و چه زمان به آنها نیازمند می شوند.

زمانی که توانایی کسب و کار جذب مشتری های جدید و برآوردن نیازهای آنها بهتر شود،- وفاداری مشتری و درآمد  نیز افزایش می یابد. تمرکز رو مشتری طور کلی منجر به رضایت کلی مشتری می شود. موفقیت پایدار وقتی به دست می آید که یک سازمان/شرکت، اعتبار خود را حفظ کند و رضایت مشتریان را جلب کند. هر جنبه از تعامل و ارتباط با مشتری، فرصتی را برای ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان ایجاد می کند. درک نیازهای آینده و حال مشتری، لازمه ی هر کسب و کار و سازمانی است که می خواهد برند موفقی داشته باشد.

اصل 2 (رهبری):

بدون رهبری روشن و قوی، کسب و کار دچار مشکل و مسائل جدی می شود.

این اصل با مربوط به جهت سازمان است. کسب و کار باید اهداف واضح داشته باشد و اطمینان حاصل شود که کارکنان به طور جدی در دستیابی به این اهداف نقش دارند. مزایای این اصل، افزایش سطح مشارکت کارکنان و افزایش انگیزه برای برآوردن نیازهای مشتری است.

تحقیقات نشان می دهد اگر کارکنان در جریان کار قرار بگیرند و دیدگاه کسب و کار را درک کنند، کارایی بیشتری خواهند داشت. این اصل درباره رسیدگی به شکایات کارکنان در مورد عدم ارتباطات است. رهبران در تمام سطوح، یک هدف و جهت مشترک را ایجاد می کنند و شرایطی را فراهم می کنند که افراد در دستیابی به اهداف کیفیت سازمان داشته باشند. مزایای اصلی این اصل عبارتند از کارایی و بهره وری افزایش یافته در برآوردن اهداف کیفیت سازمان، هماهنگی بهتر فرآیندهای سازمان، ارتباط بهتر  بین سطوح و عملکردهای سازمان، توسعه و پیشرفت توانایی سازمان و افراد آن جهت به بار آوردن نتایج مطلوب.

اصل 3 (مشارکت کارکنان):

این اصل در مورد بهره وری و کارآیی است. فرآیندهایی که به خوبی مدیریت می شوند، هزینه ها را کاهش می دهند، ثبات سازمان را بهبود می بخشد و پیشرفت مداوم را افزایش می دهد. با تبدیل شدن به یک سازمان کارآمد تر، به منظور بهینه سازی عملکرد، کارکنان باید در روند سازمان شرکت داشته باشند. برای مدیریت سازمان به طور مؤثر و کارآمد، مهم است که تمام افراد را در همه سطوح مشارکت دهیم. شناخت، توانمند سازی و ارتقاء شایستگی، مشارکت افراد را در نیل به اهداف کیفیت سازمان تسهیل می کند.

مزایای کلیدی این اصل عبارتند از:

  1. درک بهتر از اهداف کیفیت سازمان بوسیله ی پرسنل
  2. مشارکت افزایش یافته افراد در فعالیت
  3. پیشرفت فردی
  4. افزایش رضایت افراد
  5. اعتماد و همکاری افزایش یافته
  6. توجه بیشتر به ارزش ها و فرهنگ های مشترک در سازمان

اصل 4 (رویکرد فرآیندی):

رویکرد فرآیندی در مورد کارآیی و بهره وری سازمان ، ثبات و درکی است که فرآیندهای خوب نیز باعث افزایش فعالیت می شوند.

فرآیندهای خوب هزینه ها را کاهش می دهند، سازگاری را بهتر می کنند و پیشرفت مستمر را افزایش می دهد. نتایج متداول و قابل پیش بینی زمانی به طور موثر و کارآمدانه به دست می آیند که فعالیت ها به عنوان فرآیندهای مرتبط با یکدیگر شناخته و مدیریت شوند و به عنوان یک سیستم منسجم عمل کنند. سیستم مدیریت کیفیت شامل فرآیندهای مرتبط است. درک اینکه چگونه نتایج توسط این سیستم به بار می آیند، سازمان را قادر می سازد تا سیستم و عملکرد آن را بهینه سازی نماید.

مزایای اصلی این اصل عبارتند از:

  1. افزایش توانایی برای تمرکز روی فرآیندها و فرصت های کلیدی برای پیشرفت سازمان
  2. عملکرد بهینه سازی شده از طریق مدیریت فرآیند
  3. استفاده ی کارآمد از منابع و کاهش موانع پیشرفت سازمان. 

اصل 5 (رویکرد نظام مند به مدیریت):

سازمان ایزو این اصل را بدین صورت تعریف می کند:

شناسایی، درک و مدیریت فرآیندهای مرتبط به شکل یک سیستم که در کارایی و بهره وری سازمان برای دستیابی به اهداف سازمان سهیم هستند.

یک کسب و کار تلاش های خود را بر روی فرآیندهای کلیدی و همچنین تنظیم فرآیندهای مکمل برای به دست آوردن کارایی بهتر تمرکز می کند. این به این معنی است که فرآیندهای چندگانه به عنوان یک سیستم مدیریت می شوند که باید منجر به کارایی بیشتر می شود.

اصل 6 (بهبود مستمر):

این اصل بسیار ساده است:

بهبود مستمر باید یک هدف تجاری فعال باشد. مزایای این اصل مشخص هستند: توانایی افزایش فرصت های جدید، انعطاف پذیری سازمانی و عملکرد بهتر. به خصوص در شرایط اقتصادی دشوار، کسب و کارهایی که رشد می کنند، کسانی هستند که می توانند با شرایط جدید بازار سازگار شوند. بهبود برای سازمان ضروری است تا  سطح فعلی عملکرد خود را حفظ کرده و به تغییرات داخلی و خارجی سازمان واکنش نشان دهند تا فرصت های جدیدی ایجاد کند.

دیگر مزایای این اصل عبارتند از:

  1. افزایش تمرکز روی بررسی و تعیین ریشه ای علت 
  2. افزایش توانایی پیش بینی و واکنش به ریسک ها و فرصت ها
  3. بهبود یادگیری
  4. افزایش انگیزه برای نوآوری

اصل 7 (تصمیم گیری بر اساس شواهد و منطق):

یک رویکرد منطقی است که  بر اساس داده ها و تجزیه و تحلیل باشد،  نشانه ی کسب و کار خوب است.

متأسفانه، در یک محل کار سریع، تصمیمات اغلب می تواند بدون هیچ گونه تفکر اتخاذ شودند. پیاده سازی اصول مدیریت کیفیت که در اینجا درباره آنها بحث می شود، امکان تصمیم گیری را افزایش می دهد. تصمیمات آگاهانه منجر به درک بهتر بازار می شود زیرا داده ها جمع آوری و تجزیه و تحلیل می شوند. تصمیمات اتخاذ شده مبتنی بر تحلیل و ارزیابی داده ها احتمال بیشتری دارد که نتایج مطلوب به بار آورند. تصمیم گیری می تواند یک فرایند پیچیده باشد و همیشه با عدم قطعیت همراه باشد. تصمیم گیری اغلب شامل انواع منابع و همچنین تفسیر آنها می شود که می توانند نظری باشند. درک روابط علت و معلولی و پیامدهای ناخواسته بالقوه آن، مهم است. حقایق، شواهد و تجزیه و تحلیل داده ها منجر به عینی بودن و اطمینان در تصمیم گیری می شود.

مزایای مهم این اصل عبارتند از:

  1. فرآیندهای بهتر تصمیم گیری
  2. ارزیابی بهتر عملکرد و توانایی برای دستیابی به اهداف
  3. افزایش توانایی برای بازبینی
  4. به چالش کشیدن و تغییر ایده ها و تصمیمات

اصل 8 ( روابط سودمند دو طرفه با تأمین کنندگان):

این اصل مربوط به زنجیره تامین است و رابطه بین شرکت و تامین کنندگان آن را ترویج می دهد. یک رابطه قوی باعث افزایش بهره وری و تشویق به کارهای یکپارچه کار می شود. نتیجه ی آن بهینه سازی هزینه ها و منابع ،بهبود و ایجاد روابط بلند مدت و انعطاف پذیری در پاسخ به تغییرات بازار یا نیازهای مشتری. افراد ذینفع بر عملکرد یک سازمان تاثیر می گذارند. موفقیت های پایدار زمانی به دست می آیند که سازمان مدیریت ارتباط با همه اشخاص ذینفع خود را برای بهینه سازی عملکرد سازمان مدیریت کند.

مدیریت ارتباط با تأمین کنندگان بسیار حائز اهمیت است.

مزایای کلیدی این اصل عبارتند از :

  1. درک مشترک از اهداف و ارزش ها بین افراد ذی نفع
  2. افزایش قابلیت ایجاد ارزش برای افراد ذینفع بوسیله ی به اشتراک گذاری منابع و مدیریت ریسک های مرتبط با کیفیت
  3. یک زنجیره تأمین مدیریت شده که جریان پایداری از محصولات و خدمات را فراهم می کند 

سیستم مدیریت کیفیت

در ادامه بطور خلاصه مزایای سیستم مدیریت کیفیت پرداختیم

  1. ارتقای کیفیت محصول
  2. برخورداری از نظام رسیدگی به شکایات مشتری
  3. رعایت الزامات قانونی محصول
  4. برخورداری از سیستم ردیابی و شناسایی
  5. سیستم امکان سنجی قراردادها
  6. برخورداری از پرسنل شایسته و آموزش آنها
  7. مشخص بودن وظایف و اختیارات پرسنل
  8. امکانات و زیرساخت های مناسب
  9. توجه به خرید مواد اولیه مرغوب
  10. اطمینان از صحت وسایل اندازه گیری
  11. ایجاد عملیاتهای کارامدتر و موثرتر
  12. افزایش و حفظ رضایت مشتری
  13. بهبود بازاریابی
  14. بهبود انگیزش ، آگاهی و روحیه کارکنان
  15. پیشرفت تجارت بین المللی
  16. افزایش سود
  17. کاهش ضایعات و افزایش بهره وری

مزایای سیستم مدیریت کیفیت

 

مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت

 

  1. انتخاب مشاور و انعقاد قرارداد با وی (این یک مورد اختیاری است)
  2. کسب آشنایی مشاور با وضعیت موجود سازمان،
  3.  ارایه آموزش های اولیه به کارکنان تاثیر گذار سازمان،
  4.  مستندسازی فرآیندها،
  5.  تدوین نظامنامه و سایر مستندات مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت،
  6. بازنگری، تایید و تصویب مستندات،
  7.  فهرست برداری، توزیع مستندات و درخواست اجرای آنها در سطوح مختلف سازمان،
  8. نظارت بر اجرای مستندات،
  9. ارایه آموزش های تکمیلی نظیر ممیزی داخلی،
  10.  برنامه ریزی و انجام ممیزی های داخلی،
  11. رفع مغایرت های حاصل از ممیزی های داخلی،
  12. انتخاب شرکت گواهی دهنده و عقد قرارداد با وی،
  13. با ورود شرکت گواهی دهنده به سازمان رویدادهای تکمیلی پیاده سازی استاندارد از جمله موارد زیر به وقوع می پیوندد:
  14.  مطالعه مستندات و انطباق آنها با الزامات استاندارد ،
  15.  پیش ممیزی سیستم مدیریت کیفیت،
  16.  مشخص نمودن نقاط قوت و ضعف سیستم،
  17. آمادگی سیستم برای ممیزی نهایی،
  18.  انجام ممیزی نهایی،
  19. صدور گواهینامه استاندارد

دلایل عدم موفقیت یک سازمان در پیاده سازی استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت:

  1. عدم آشنایی و اعتقاد مدیریت ارشد سازمان ها و تعهد وی به پیاده سازی استاندارد
  2. عدم تامین منابع و زیر ساخت های مورد نیاز و عدم مدیریت منابع موجود
  3. عدم امکان ارتقاء تامین کنندگان
  4. تجویز یک سیستم ثابت جهت سازمان های متفاوت و عدم توجه به ماهیت سازمان ها
  5. عدم نظارت کافی بر اجرای سیستم و وجود فرهنگ کیفیت فدای تولید
  6. عدم اجرای مناسب سیستم

اهمیت چرخه دمینگ در سیستم مدیریت کیفیت

این مطلب به همراه توجه و تاکید بر استفاده از حلقه PDCA بطور صریح در استاندارد ذکر شده است.ساختار سیستم های مدیریت یک ویژگی بارز دارد و آن  اینکه بر پایه نظریه معروف دکتر دمینگ بنام “چرخه دمینگ” بنا نهاده شده اند.این نظریه بیان میدارد که برای استقرار و گسترش یک سیستم موثر و کارا درون یک سازمان، رعایت چهارگام مختلف و مجزا که در عین حال، ارتباط بسیار تنگاتنگی با هم دارند بسیار موثر است.

این چهار گام عبارتند از

  1. طرحریزی
  2. اجرا
  3. کنترل و بررسی
  4. اقدام

چرخه دمینگ

 

TOP